文 | 区咏贤 行政合伙人

11月下旬，我接到一个紧急任务“组织一场论坛”，15天时间怎么从零开始筹划一场面对本来150位来宾，最后发展成为人数300+的论坛活动。深呼吸一口气，发现人的潜能总是能发挥到极致的，就看你要不要发掘。

这次火急火燎的任务，最终顺利完成，各方对此次的民营企业知识产权论坛反馈活动效果都不错。回头细想，这次论坛顺利开展背后跟捉住几个关键点去开展有着很大的关系。

 一、主题、嘉宾、流量 

一场知识传播性的论坛其定位最先考虑的是用什么的主题能吸引观众。单纯的主题党，很难吸引到现在以内容为王的观众，论坛开展到一半，场上也空了一半，这种尴尬不忍直视。这场论坛的主题及嘉宾邀请都是大何律师一手操办，但是后期我又仔细地“揣测”一下，她究竟是怎么考虑请嘉宾和定主题的呢？揣测结果我认为啊~她从嘉宾的邀请到议程的设计都是有点“小心思”。

1、借助KOL力量

根据这场论坛的主题“民营企业知识产权实务保护论坛”，面向受众定位在：有知识产权方面保护需求的企业，有想涉足知识产权领域的律师。此次论坛在嘉宾选择上，有资深法官、优秀企业的法务总监、专注知产领域的律师。从嘉宾阵容上，邀请的都是广东省在知识产权领域中具有知名度、能讲干货的KOL，他们本身就自带流量，同时良好的现场表现力，能稳定听众，也随时能收一批新粉。

2、巧妙设置议程：

既然有了好嘉宾，上半场的流量是不需要担心了，但是全天论坛，怎么在下半场继续抓住参加人的心，留下他们。这个论坛议程上，依我看来，还能做得更加“心机”一些。如，一场大型的表演，会安排大牌明星炒热气氛，中间穿插一些观众互动环节，结尾会再安排一个压轴的大牌明星。

在论坛活动，其实这样的套路同样适用，安排大咖的嘉宾开场跟结尾，毕竟有流量的人时间都比较难约，如果将他放在中间等待实在不妥。设置交流环节，让大家能够达到知识传递后，有交流的空间去交互跟探讨。

一个论坛需要筹备的事情非常多，除了考虑主题、嘉宾、流量外，我们还要考虑场地、物资、对应的活动主题色彩、活动中接待、活动后的嘉宾、来宾的回访，文稿等等，这一堆事，需要一堆人的。

OK，按惯例建个筹备组，把工作分配下去，妥了？非也，经验告诉我，一堆人做事最大的风险是三个和尚打水，没水喝。这种结果，可是不能承受的。

因此，建立筹备组前，必须定全局统筹人，ta可以从以下方面着手开干：

B.重要工作的时间节点规划确定

C.落实大项目岗位主负责人，即筹备团核心成员

D.工作任务清单

E.物资清单

F.嘉宾沟通重点清单

G.人员岗位任务要求

完成以上事项后，统筹者会顿感神清气爽。此时，就该召集“筹备组核心人员”开会。注意这个筹备会议不是统筹者的任务分派大会，这是一个交流会。结合核心人员的智慧，细化工作，妥善安排人员，有时候还要做适当的方向调整及岗位调整。一旦会议上大家都确认好的人员安排，工作目标、时间节点等大方向，接下来的工作就不宜有大变动，遇到问题也尽量按目标完成，毕竟这是彼此确认过的。

三、场地、物资、人员体验 

接着会提及的是一些比较琐碎的事情，因为事情比较多，就拿其中3个来说说，让论坛或者活动能够加分的项目。

场地选择关键词：预算、人数、交通、环境

在清楚预算、人数的情况下，我们可以通过网络一些专门提供会议租赁的平台，例如“会小二”了解周边的会场，知悉价格，查看环境图片，挑选出较为合适的两家，致电咨询。首先要确定活动当天，场地是否可用，不然当你了解完一轮，甚是满意才被告知当天会场已预定…那，呵呵。

接下来，一个好的会场怎么选择？

a.会场的地址选择市中心，容易寻找，停车位充沛；周边配套齐全，有饮食，当然最好是会场有美食提供；

b.会议厅形状最好是宽的，不要窄长，简单说（横的16：9，不是竖的）因为窄长的会议厅，人数多则会椅子摆得很后，观众不容易看到讲台及PPT。

物资方面关键词：重要物资清单、检查

一场活动下来所需要的物资非常多，此时需要一个《物资清单》，这个清单建议可以按照不同区域去分开罗列，例如：签到区物资、会场内物资、讲台及工作人员区物资、酒店布置物资…

有了这个物资清单外，我们还需要一个物资检查人，最好当然是能一件不漏的检查好并带到现场。但是往往，都是有意外发生。所以，物资检查人一定要清醒知道，不断地确认这几样物品一定到场：

a.电脑、翻页笔、嘉宾PPT;

b.嘉宾水牌，一个不能少;

c.会议议程、签到表。

论坛除了传递知识外，参加人的体验也是非常值得关注。一场赋予主题、系列颜色的活动，可以通过会场布置、物资的设计上做到统一颜色、元素，运用到PPT、议程、嘉宾水牌、轮播视频、留影区、伴手礼…...这样一个整体的形象，能让参会人在来到会场瞬间感觉自己是被尊重，而中场休息准备的茶歇，也能感受到本次论坛的用心准备。

参会者从会场布置中感受尊重，而拍照、获取照片都能增加参会者参与的仪式感，如，签到的形式，可以是背景板签名，与一同参加的小伙伴在留影区留下到会纪念；再如，参会者在专心致志聆听时，专业摄影师拍下的照片，都让人惊喜。图片直播功能通过AI人脸识别就能将整个活动照片，通过上传自己照片一下找到，高科技感十足且便捷。

整场论坛结束后，知识的记忆逐渐模糊，如何帮助参会者做知识管理？此时打开公号，重新看到当天活动的各位嘉宾的综述，再次勾起知识记忆。这个综述撰写，可以安排人员做不同节的记录，统一格式要求，由统稿人最后修饰。

整稿出来后，并不是直接就发的，必须找各位嘉宾再确认内容，避免意思有误。这是上个月论坛的综述，全文9600多字，经过4位实习律师撰稿，1位知产博士统稿，22位嘉宾确认最终出来的终极版。《道方图说 | 2019民营企业知识产权保护实务论坛综述》另外，这个稿件时效也很重要，记得活动后最好3天就能出来，当天当然最好，不过确实有点难哈。

在做完一场论坛后回看，论坛的筹备事情真的很多，并不能三言两语就能说完，但是律所还是会继续做更多的论坛活动、增加这种大型活动的频次。无他，一家会做论坛的律所，能带来的流量及良好的品牌宣传效果，有谁不爱吗？

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