道方图说|新手律师提高效率的几个方法

来源:本站 时间:2022-06-07 浏览:203

作者:陈铭沛 实习律师


在决定转行以前,我对于律师行业的忙碌早已做足了心理预期。但作为一名已经从业十年的职场老手,当时的我又十分自信自己肯定能够轻松应对。结果进入方图半年有余,还是避免不了从手忙脚乱到逐渐适应的过程。幸好经过这大半年的摸索,掌握了一些工作规律,形成一套适合自己的工作节奏,工作效率也获得一些提升。新手律师可以尝试从以下几个方面提升自己的工作效率。



01
清单法


好记性不如烂笔头,清单法在任何一个行业都是最容易掌握而又最为重要的一个提升工作效率的方法。简单来说无非就是使用一个文档将你需要完成的工作一项一项记录下来,完成一项划掉一项,避免出现工作遗漏的情况。但是具体到新手律师的工作上,也有一些小细节是需要注意的。



首先,由于新手律师的工作十分繁杂,如果每一项工作都需要记录到清单里的话,那花费在记录上的时间未免太多,有点得不偿失,因此我会选择性地进行记录。我的清单一般有两份,一份是存在电脑中的,一份是用草稿纸随便记录的。存放在电脑中的清单是用于记录一些需要花费相当的时间去完成的工作,例如新案需要安排开启动会议、某个案件需要做的调查、庭后需要撰写代理词初稿、需要针对某公司制作知识产权诊断报告、需要某客户提供授权材料等等,简而言之就是记录当天不能全部完成而需要持续跟进的工作。草稿纸上所记录的,一般是当天或者第二天就能完成的工作,这种工作完成时间短、较为容易,例如某份公证书需要扫描、某些材料当天需要寄出、某些资料检索当天需要完成。还有一些工作是接到了就必须马上处理的,这些工作就不需要进入到清单中,例如马上就必须复印的资料、马上就必须完成的简单检索等。


其次,两份清单中所记录的内容也并不相同。电脑清单中的工作由于持续时间长、重要程度较高,因此一般记录时应该较为详细,要将工作的内容、注意的事项、可以参考的模板、完成的时间等尽量写全,以免日后因为时间太长记不清导致工作出现遗漏。纸质清单的工作由于基本是在短期一两天内即可完成,因此只需寥寥数字简单写一下工作内容即可,不需要写得过于详细,节省时间。


最后,既然工作都已经写到清单上了,那就要定时查看整理清单内的内容。通常我会每天早上先把两份清单的内容浏览一遍,计划一下当天需要完成的工作有哪些,如果电脑清单的某项工作预计当天即可完成的,就在纸质清单上将该工作列上,这样在当天的工作中就只需关注纸质清单即可。每天晚上下班前,花费五分钟更新一下电脑清单中各项工作的最新状态。




02
四象限法则


在时间管理理论上,有一个很著名的法则叫四象限法则,这个法则将事情根据重要性和紧急程度分成了四个象限,即重要且紧急、重要而不紧急、紧急而不重要、既不紧急也不重要。根据这四个象限,合理安排工作,使工作效率获得提升。


但是该理论应用在新手律师上,却往往会出现问题,原因在于对新手律师来说,所有的工作都是重要的啊,上至开庭写稿、下至复印快递,哪样工作可以划入不重要的工作之列?如果不考虑重要性,只单纯留下紧急程度作为参考坐标,那用上面的清单法就完全可以解决问题了。因此,我将重要性的坐标替换成完成时间长短,将四象限法则的划分改变为“紧急而需要花费长时间、紧急而需要花费短时间、不紧急而需要花费长时间以及不紧急而需要花费短时间”四个象限,将工作分成上述四种状态。


一般来说,新手律师接到的新工作极少是属于紧急而需要花费长时间的工作,试想如果明天就要交一个案件的定稿代理词了,主办律师还敢今晚才交代你撰写初稿么?所以这种紧急而需要花费长时间的工作,往往都是由不紧急而需要花费长时间的工作拖出来的。某项工作本来预留了一周的完成时间,结果一转眼一周快要过去了,自己却还没开始处理,它就变成了紧急而需要花费长时间去处理的工作了。因此在进行日常工作安排的时候,需要特别注意避免这种情况的发生。



每天早上在检视清单的时候,需要根据当天的日程安排确定好哪些时间段是有大块时间而哪些时间段只有零碎时间,从而将大块时间留给需要花费长时间的工作,而将零碎时间留给只需短时间即可完成的工作。这样做得好处在于需要花费长时间的工作最高效的工作过程是一气呵成,如果工作过程不停被打断,影响工作效率还是其次,最重要的是极有可能会出错,作为一名考虑周全、工作细心、事事周到的准律师,又怎能容忍自己的工作出现错误呢?


如果白天实在是没有大块的工作时间,那么也别忘了晚上的时间。每个人的工作习惯和工作环境都不一样,于我而言,白天在方图参加会议、讨论问题、逗猫打闹、分享美食,甚少有大块工作时间,即使有大块时间,也难以真正静下心来专心写作。因此一般白天的时间我都用于检索资料、准备起诉材料、整理归档、处理紧急事务这些事情上。而晚上回家或周末在家时,才将自己关在房内专注于文书写作类的工作。

根据这个四象限法则,在每天安排工作日程时,合理分配好工作内容,把紧急的事情先做,只要能够避免出现紧急而需要花费长时间的工作,那么在应对工作时自然更加有条不紊、游刃有余,工作出错的几率也能大大降低。



03
先做难事


上一条经验说了,一定要避免把不紧急而需要花费长时间的事情拖成紧急而需要长时间的事情。而出现这种情况往往是因为事情并不好办导致拖延症又犯了。因此在做每天的工作计划时,必须先克服畏难情绪,把这些难做的事情放在前面。


我的习惯是,在早上和下午刚上班的时候,尚未正式进入工作状态,这时可以先安排做一两件时间短而又简单的事情,这样比较好进入工作状态。在完成这一两件简单事情后,即会优先处理那些棘手的难事,趁着头脑清醒、耐性尚足的时候,一举完成这些难事,最起码也争取先开个头。其实这些所谓的难事,等真正开始做了,就会发现其实也没有自己想象中的难。对我来说最难的可能算是文书写作,例如如今在写的公众号文章,在进入方图前我从未想过自己竟有一天需要承担写作任务,每次写作前总是苦思冥想该如何下笔。但等到真正下笔时,又不知不觉写下几页内容。

对于我们新手而言,经验不足难免会有畏难情绪,但就工作而言完成比完善更为重要,等我们完成初步工作后,还会有主办律师进行把关。因此把畏难情绪收一收,先把难事做出来,给后面的修改留出充足的时间。只要把难事解决了,你就会发现接下来一天的工作都轻松多了,抱着愉快的心情,工作效率还会低吗?



04
善于借助外力


这里的外力既包括物也包括人。


对于律师日常工作上能够产生助力的物,一般是指软件。相信大家总收藏着一堆压箱底的好用软件,而在方图大家用得最多的,除了office三剑客这种大路货外,就数Alpha了(此处没有广告费)。以前的我为了方便工作,总是随身带着一个移动硬盘,把工作文档都放在里面,这样才能方便随处可以开展工作。但是这样的做法带来了两个问题,一个是资料保存并不安全,哪一天移动硬盘丢了或者坏了,那里面的数据就相当于全部没了;另一个是移动硬盘里面的资料只是方便了我自己一个人,但是团队中的其他人就无法随时查看我的资料了。来到方图后,方图的工作流程大多都依赖Alpha开展,每一个项目都会有自己独立的共享文件夹,资料的储存、修改与查阅都非常方便,对于工作效率的提升是会有帮助的。除此以外还有工作日程提醒、工作计时、案例查找分析等等专门配套的各种功能板块,虽然各功能不能说做得最为顶尖,但是也基本齐全。


而对于工作能够产生助力的人,当然就是指身边的小伙伴们了。方图的组织架构和团队办案的模式,使得大家在日常工作中难分你我,如果遇到困难了请大声说出来求助,大家都会纷纷献策,或者给我一个合适的模板,或者告知曾经的办案经验,又或者直接上手帮我解决问题。当然了,在接受别人帮助的时候,也不能忘了在别人需要帮助时伸出援手,守望相助才能共同进退。

以上几个小经验虽然不能使得工作效率翻倍,但是也能获得一定提高,当然前提是能够坚持下去。如果你也觉得自己工作效率不高,不妨多尝试不同的工作方式,找到一种自己觉得最为适合的方法。


图片 @ 铭沛




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